Цель командировки продавец для получения знаний. Пример цели командировок для правильного оформления. Питание и проживание, суточные

Примеры формулировок цели командировки известны каждому, кому приходилось решать рабочие проблемы в другом городе. Однако иногда всё же появляются вопросы – что можно, действительно, назвать официальной целью в командировочную поездку, а что нет. С точки зрения российского законодательства, любую поездку в другой город или страну, которая необходима для выполнения служебного задания, данного руководителем, можно назвать командировкой. При этом сохранение рабочего места и заработной платы является основным условием.

На основании трудового кодекса все расходы, которые будут связаны с поездкой сотрудника в другой город или страну, необходимо отнести к хозяйственным нуждам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с налогообложением. Стоит уточнить, что поездка становится командировкой только после того, как непосредственное начальство подпишет распорядительные документы.

Цели командировок:

Обмен опытом среди сотрудников разных предприятий;
Заключение договора на поставку оборудования или какого-либо сырья;
Участие в конференции с докладом;
Принятие участия в судебном разбирательстве с другим предприятием;
Аналитические мероприятия для улучшения работы компании;
Решение юридических и правовых споров;
Маркетинговые исследования, которые помогут предприятию выйти на новый уровень развития.

Данные примеры можно отнести к общим целям для командировочных поездок. Часто имеются даже четкие графики таких поездок. Обычно это связано с тем, что у фирмы есть необходимость регулярно проверять и контролировать работу своих филиалов. Таким образом, у некоторых сотрудников большая часть работы проходит не на основном своем месте.
Однако есть еще и частные, профильные случаи:

Провести поезду для оценки условий труда;
Обслуживание оборудования по договору;
Проведение проверок вне плана в филиалах.

Данная работа может выполнятся только теми сотрудниками, которые имеют соответствующую специализацию.

Отправить в рабочую поездку можно только того человека, который подписывал договор с предприятием и имеет трудовые с ними обязательства. Связано это с тем, что человек даже в командировке должен получать свою заработную плату, это обязанность фирмы. То есть, любой сотрудник, который находится в штате компании, может быть отправлен в командировку при необходимости.

Работодателю всегда нужно помнить, что некоторые сотрудники не могут быть направлены в деловую поездку согласно трудовому кодексу:

Беременные женщины;
Те работники, которые подписывали с предприятием ученический договор;
Лица, которым еще не исполнилось 18 лет;
Сотрудники, которые участвуют в выборах и баллотируются на какую-нибудь должность.

Некоторые сотрудники вправе отказаться от поездки. Такое право распространяется на следующие категории граждан:

Матери, у которых есть дети до 3 лет;
Граждане, которые в одиночку воспитывают детей до пяти лет;
Сотрудники, у которых есть дети инвалиды или родственники, требующие ухода;
Работники-инвалиды или люди, работающие на особых условиях.

Документы

Прежде чем отправить сотрудника в поездку, необходимо подготовить все документы и подписать их. В приказе, подготовленном для оформления командировки, нужно указать следующие:

Паспортные данные работника;
Указать должность сотрудника;
Место работы;
Сроки предстоящей поездки;
Цель командировки. Она должна быть указана четко и со всеми подробностями.

Руководитель

Именно директор больше всех заинтересован в развитии предприятия, чтобы оно приносило максимальную прибыль. Цели при оформлении командировки директора могут быть следующие:

Для встреч с деловыми партнерами, с которыми в дальнейшем можно вести совместное дело;
Для открытия нового филиала в другом городе или стране;
Поездка направлена на решение спорных вопросов, возникших на другом предприятии.

Главный бухгалтер

Иногда в поездки направляют главного бухгалтера. Стоит отметить, что бухгалтер на любом предприятии – это финансово ответственное лицо. Ведь именно этот человек ведет отчет по финансам, денежным и имущественным делам. Поэтому можно сказать, что сотрудник просто привязан к своему месту работу. Если же его отправляют в командировку, то оформляется трудовой договор по совместительству. Особенно это важно сделать в том случае, если работник уезжает более чем на один месяц.

Цели для такой рабочей поездки главного бухгалтера предприятия могут быть следующие:

Проверка отчетности и бухгалтерии в филиале предприятия;
Создание новой базы данных на предприятии, которое открылось совсем недавно;
Принятие дел. Такое происходит в том случае, если бухгалтера переводят на новую должность в другой город. Первое время ему потребуется поездить на предприятие, чтобы перенять все документы и вникнуть в курс дела;
Повышение квалификации. Обучение или поездка на конференцию может в значительной мере поднять профессионализм бухгалтера, что в дальнейшем поможет ему грамотно вести отчетность.

Водитель

Данный пункт несколько сложнее остальных, ведь должность водителя часто и так предполагает разъездную работу, а это значит, что такие поездки нельзя назвать командировками. Однако, это работает только на определенной местности. Если же водителю необходимо отвести своего непосредственного начальника в другой регион, то это уже считается командировкой.

В том случае, если водителю требуется уехать в другой город более чем на один день для проверки своего транспортного средства, это также оформляется как командировка. Ведь содержание машины в надлежащем качестве – это его прямые обязанности по трудовому договору.

Важно! Стоит отметить, что правила оформления командировки для водителей грузовых транспортных средств не будет отличаться. Единственное, что целью будет перевозка и доставка различных грузов.

Менеджер по продажам

Различные компании очень часто отправляют в рабочие поездки своих менеджеров по продажам. Фирмы обычно в таких случаях занимаются продажей или изготовлением различных продуктов, изделий или оборудования. Направить менеджера в другой город всегда является хорошей идеей, ведь это поможет в разы увеличить продажи и спрос. Цели поездки менеджера могут быть следующие:

Менеджер будет изучать потребности предприятий, чтобы передать информацию фирме. В дальнейшем компания может расшить свой ассортимент, опираясь на этот анализ и увеличить свою прибыль;
Ведение переговоров с потенциальными покупателями. Обычное личное присутствие менеджера требуется в том случае, если речь идет о крупных закупках;
Иногда менеджеры посещают торговые точки свои конкурентов, чтобы провести анализ и улучшить работу своего предприятия.

Юрист компании

На очень крупных предприятиях всегда есть свой юрист, которого, к слову, также могут отправить в командировочную поездку. Единственной причиной для этого является разрешение споров, появившихся в других филиалах. Иногда происходят конфликты из-за земельных участков, на которых в дальнейшем планируется строительство филиала. Подобные проблемы решает именно юрист главного офиса.

Нюансы

Для того, чтобы человек был направлен в командировку, необходимо учитывать некоторые нюансы:

Причина поездки должна быть четко изложена в приказе, а затем прописана в командировочном удостоверении. Вы можете посмотреть образец заполнения в интернете;
Фирма должна помнить, что поездка не может длиться более 40 дней. Сроки прописываются заранее. Человек не может отправляться в деловую поездку на неопределенный срок;
Если командировка длится более одного месяца, то по просьбе сотрудника ему перенаправляется его заработанная плата. Делается это за счет организации;
Компания возмещает своему работнику все расходы, которые связанны с проездом и съемом жилья. В некоторых случаях оплачиваются траты, связанные с тем, что работник находится не по своему месту жительства;
Командировкой считается та поездка, где сотрудник уезжает в другой регион относительно своей постоянной работы, а не места жительства. То есть, если вы живете в Санкт-Петербурге, но работаете при этом в Москве, поездка в Петербург будет считаться командировкой, несмотря на то, что по факту вы едете домой.

Важно помнить, что когда вы устраиваетесь на работу, вы автоматически соглашаетесь на то, что вас могут отправить в деловую поездку в другой город или даже страну.

Для контроля деятельности удаленных от главного офиса отделений фирмы и для решения производственных вопросов иногда руководитель выезжает в другую организацию или за пределы населенного пункта.

В Постановлении Правительства Российской Федерации № 749 отмечается, что основная цель деловых поездок начальника - развитие предприятия, сотрудником которого он является. Согласно законодательству, командировка директора должна быть правильно задокументирована и соответствовать поставленным задачам.

На период работы в отъезде начальнику компенсируют все расходы, сохраняют должность и оклад.

Выполнение служебных обязанностей вдали от предприятия запрещено по закону:

труженикам, которые являются опекунами нетрудоспособных и несовершеннолетних детей, инвалидов;
беременным женщинам.

Лица, у которых имеются малыши до трех лет, отправляются в служебную поездку только с письменного согласия.

Пример цели командировки

Перед выездом по служебным поручениям перед руководителем ставятся конкретные задания.

Пример цели командировки директора:

проверка качества работы по прибытии к месту назначения;
открытие новых филиалов компании на территории страны и за ее пределами;
проведение мероприятий по открытию новых объектов;
деловые и дружеские встречи с партнерами для развития компании.

Задачи регулярно претерпевают изменения, поэтому их указывают в уставных документах фирмы.

Как оформить директора в командировку

Перед тем как стартует поездка, проводят оформление бумаг согласно действующему законодательству:

приказ о командировке директора, который он вправе составить собственноручно;
авансовый отчет;
приказ о назначении заместителя;
рабочие задачи, которые выполнит директор в командировке;
удостоверение - выдается в том случае, если поездка длилась больше 24 ч. В нем проставляются данные сотрудника, цель перемещения. На нем ставится отметка о времени приезда и отъезда.

По возвращении в течение 3 дней начальник передает в бухгалтерию выданное ему удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие все денежные расходы.

Рабочая поездка в выходные дни оплачивается в двойном размере.

Приказ

Согласно закону РФ, он соответствует ранее утвержденной форме Т-9 и обязательно в нем указывается:

в шапке проставляется наименование работодателя;
номер выдаваемого документа и дату составления;
данные сотрудника, на которого выписывается приказ (занимаемая должность, табельный номер);
место назначения (город, страна, предприятие);
срок деловой поездки;
причина передвижения;
кто оплачивает расходы;
основания для издания распоряжения (служебное задание).

На документе в обязательном порядке ставится печать организации и подпись.

В архиве предприятия документы находятся 5 лет (если срок командировки не превышает 1 год) или в случае долгосрочной поездки - 75 лет.

Кто подписывает приказ

В уставную документацию вносятся лица, которые вправе заполнять и ставить подпись на распоряжениях о командировании. В некоторых фирмах этим занимается главный бухгалтер или заместитель директора.

Чаще всего это делает сам руководитель, даже в случае отправки в поездку самого себя. Подпись дополняется текущей датой.

В период командировки руководителя его функции выполняет назначенный сотрудник. Организация работает в прежнем режиме.

Опираясь на ст. 185 ГК РФ, оформляется приказ о назначении на период отсутствия основного руководителя заместителя и фиксируется объем закрепленной за ним работы. В противном случае он вынужден будет вести все дела.

За замещение директора законом предусматривается дополнительная заработная плата.

В приказ вносится:

продолжительность выполнения функций;
причины замещения;
доплата.

Исходя из ст. 185 ТК (ГК) заполняется доверенность на право ведения дел и переговоров. Срок действия документа 3 года . При необходимости директор указывает меньший период. Заверять у нотариуса приказ не нужно.

Во все банковские учреждения, с которыми заключено сотрудничество, предоставляется карточка с образцом подписи ИО сотрудника. Это легализует его право подписывать финансовые бумаги.

Изменения правил, действующие в этом году, не обязывают предприятия составлять отчетность по данным вопросам в определенной форме. Тем не менее, на практике удобно использовать план и цель командировки. Примеры и рекомендации специалистов приведены в этой статье.

Постановлением Правительства Российской Федерации №1595, утвержденным 29.12. 2014 г. внесены поправки в действующее законодательство. Им отменены требования по составлению специальных удостоверений и других документов при оформлении командировок. В частности, стали не нужными служебные задания, в которых ранее описывалась суть соответствующей поездки.

Упрощение обязательных процедур не означает, что их нельзя использовать в практике. Предыдущие правила утверждали, что цель командировки указывалась в специальной форме Т-10а. Ее составляли на основе планов подразделений и предприятия. Наличие графика мероприятий упрощает оптимизацию деятельности, поэтому и сейчас современные компании используют соответствующие технологии.

Но точный и подробный план командировки выполняет одновременно несколько функций:

Он позволяет точно сформулировать задание.
С его помощью можно проверить объем выполненных работ.
В нем указываются данные о работнике, объясняющие соответствие его квалификации полученному заданию.

Последний пункт следует рассмотреть подробнее. Несмотря на официальную отмену некоторых видов документации, государственные контролеры вправе проверить командировки подробнее. В частности, возникнут сомнения, если работник бухгалтерии посещал солнечный морской курорт для ремонта холодильного оборудования. Упомянутая выше форма содержит соответствующие сведения. Его подписывают ответственные лица. Проверяющему лицу проще изучить ее, чем выяснять соответствие деятельности положениям устава предприятия, либо догадываться о действительной цели поездки из краткого приказа, в котором указана только общая цель и длительность командировки.

Для чего указывают цель командировки в командировочном удостоверении: примеры и образец

Образец составления плана

Пояснения

Выше рассмотрен вопрос, почему необходим план командировки. Образец с заполнением формы Т-10а изучим подробнее. Ниже приведены пояснения к отдельным пунктам документа:

В графе «Дата» указывают реальное число. Если поезд отправляется в 23:59, значит записывают именно 11 августа (из примера).
В столбце «Организация-плательщик» записывают предприятие, которое финансирует командировку. Это может быть не только сервисное предприятие, или клиент, но и компания-производитель.
Полностью описывается содержание определенного задания. Здесь можно указывать конкретные блоки, которые подлежат ремонту.
В отчетной части вносят дополнения, которые выявлены при диагностике. По согласованию объем работ может быть увеличен. Если требуется продление срока, сервисное предприятие оформляет новый приказ.
Начальное задание формируется на основе письменного обращения руководителя структурного подразделения. В нашем примере — это служебная записка №24СО, от 09.08.2016 г. Обратите внимание, что подобный документ пригодится для проверки скорости реакции персонала на обращение клиента.

Каждое предприятие вправе устанавливать собственные правила, которые помогут контролировать планы, цель командировки. Примеры в этой статье объясняют лишь целесообразность применения формы Т-10а. В нее можно внести изменения для соответствия корпоративным нормам учета и документооборота.

Цель командировки - это установленный работодателем перечень задач, которые сотруднику необходимо будет выполнить, находясь по направлению руководителя вне пределов постоянного рабочего места. Расскажем в статье об определении цели и ее необходимости, а также приведем образец плана командировки.

Служебной командировкой является выезд сотрудника на определенный период для исполнения задач служебного характера, установленных руководителем, в местности, удаленной от рабочего места. Длительность командировки устанавливает работодатель, учитывая сложность поставленной цели.

Наниматель процессуально сопровождает многие ситуации, имеющиеся в трудовых взаимоотношениях, и выезды для выполнения определенного функционала не являются исключением.

Что такое цель командировки

Цели поездок работников, занимающих различные должности, будут отличаться: задачи инженера и бухгалтера определенно не могут быть одинаковыми. Цель командировки в командировочном удостоверении и примеры ее оформления, приведенные далее, помогут правильно составить документы, связанные с выездом.

Законодательство РФ регулирует вопросы, связанные со служебными выездами, в таких нормативных актах, как:

ТК РФ, глава 24, в частности, статья 166, определяющая правовую регулировку проблем, относящихся к тематике;
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, устанавливающее подробно алгоритм направления в командировки и определение их результативности;
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, содержащее формы приказов по направлению в командировки.

Задание составляется в соответствии с производственными потребностями. Правильные формулировки дадут возможность работодателю не рисковать тогда, когда поставленная цель не достигнута. Например, задание «подписать соглашение о взаимодействии» звучит ясно, а вот «оценить возможность подписать соглашение о взаимодействии» может иметь отрицательный результат, а цель будет достигнута.

Таким образом, цель поездки — это четкий детальный перечень задач, подлежащих исполнению работником, направляемым по решению работодателя для выполнения конкретных функций вне места нахождения нанимателя.

Обязательна ли цель командировки

С 2015 года внесены поправки в Постановление 749, по которым законодатель впрямую не определил в качестве обязанности работодателя установку целей поездки. Это значит, что руководитель может не ломать голову над формулировками служебного задания с указанием целей выезда, и задача типа «направляю разобраться» может быть дана в устной форме. Соответственно, отменено командировочное удостоверение.

В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет). Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.

Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.

Как сформулировать цель

Чтобы наниматель мог правильно оформить расходные документы по рабочей поездке, важно корректно сформулировать цель. Полученное во время выезда сотрудником задание следует выполнить в полном объеме (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Постановления № 749).

Работодатель не вправе требовать выполнить работу, не предусмотренную трудовым соглашением, поэтому задание устанавливается в соответствии с функционалом.

Цели поездок можно условно распределить на две группы:

Общие (способствуют развитию деятельности учреждения).
Специальные (характеризуют потребности учреждения в конкретный период, например, провести переговоры).

Цель командировки и примеры:

провести переговоры с инвестором;
представить интересы предприятия в судебном заседании;
проверить деятельность обособленного подразделения учреждения.

Кто решает, достигнута цель или нет

Работодатель вправе самостоятельно разработать формы отчетных документов о выполнении целей поездки, так как ТК РФ не обязывает работника предоставлять сведения о выполненной в поездке работе.

Однако руководитель, в соответствии со ст. 8, 22 ТК РФ, вправе разработать локальный акт, обязывающий сотрудников, возвращающихся из поездок, формировать отчеты о результатах. Решая проблему, учреждение может как создать формы собственных документов, так и применить действующие унифицированные формы из Постановления от 05.01.2004 № 1.

Используя имеющиеся шаблоны (форму Т-10а), руководитель подразделения, направлявшего сотрудника, вносит запись о результативности выполнения задания (исполнено в полном объеме или не исполнено). В последнем случае сотрудник поясняет работодателю, что послужило препятствием к выполнению задач.

В каких документах и как написать

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, рабочая поездка проводится в соответствии с точными заданиями работодателя. Основанием для выезда сотрудника является решение нанимателя, а вот его форма определяется руководителем учреждения самостоятельно.

Наличие формулировок о цели предусмотрено в юридически значимых документах — приказе о командировании, командировочном удостоверении (если их оформление определено локальными актами организации).

Хозяйственная деятельность организаций включает массу действий, операций, видов коммуникаций и других аспектов ежедневной рутины. Руководство организации и ее сотрудники ежедневно сталкиваются с необходимостью решения различных вопросов и принятия управленческих решений. Некоторые дела невозможно решить, находясь на рабочем месте, удобно устроившись в офисном кресле за компьютером. Появляется необходимость в выездах и командировках, проведению переговоров в других городах и даже странах. В этой статье подробно рассматривается вопрос необходимости командировки, ее цели и примеры, оформление по действующему законодательству, требования к документации, а также особенности поездок по России и зарубежью. Также в этой статье будет рассмотрен вопрос о том, кого можно отправить в поездку и что следует учитывать в качестве служебной командировки.

Понятие служебной командировки

У этого понятия есть четкое определение, которое прописано в трудовом законодательстве. Согласно ТК РФ, командировка - это направление сотрудника руководством в поездку с определенным заданием. При этом место назначения достаточно удалено от основного места работы, у поездки есть четко сформулированная цель, прописанная в документах, а сроки ее выполнения ограничены. Оформление сопроводительных документов, отчетность по окончании поездки, гарантии для сотрудника регулируются трудовым и налоговым законодательством. Также прописаны возможные цели командировки, примеры которых представлены ниже.

Зачем нужны командировки

Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, руководство определяет для него четкое задание, которое он должен выполнить в ее процессе. Задание может касаться различных сфер хозяйственной деятельности организации. Примеры целей командировок можно привести следующие:

заключение договорных отношений по поставкам или продажам с контрагентами;
переговоры о сотрудничестве;
разрешение споров, конфликтов и других вопросов, касающихся юридической стороны деятельности;
закупка оборудования, сырья и материалов;
деловые конференции, участие в сборах и выставках, касающихся направления деятельности компании;
продвижение товара на новых рынках сбыта, расширение клиентской базы;
участие в исследовательских проектах, связанных с деятельностью фирмы;
повышение квалификации сотрудников;
исследование рынков сбыта, конкурирующих организаций и других вопросов маркетинга;
настройка оборудования, программного обеспечения и работа с другими техническими вопросами в дочерних компаниях или подразделениях;
проведение проверок работы филиальной сети и подразделений.

Что не может считаться командировкой

отсутствие официального оформления сотрудника в организации, не заключенный трудовой договор, нет записи в трудовой книжке;
в трудовом договоре сотрудника прописан разъездной характер работы;
сотрудник является внештатным работником, не имеющим определенного стационарного места работы.

Виды поездок и их сроки

Поездки с корпоративным заданием могут классифицироваться в зависимости от разных характеристик. Так, по территориальному признаку выделяют поездки по территории Российской Федерации и в иностранные государства. По срокам командировки выделяют краткосрочные и долгосрочные. По составу командируемых - групповые и одиночные. Также могут быть плановые и внеплановые командировки.

На сегодняшний день в законодательстве нет четких указаний по поводу сроков поездки. Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет. Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали. Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года.

Законодательные требования и регулирование

К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

В Налоговом кодексе описана информация, как отразить командировочные расходы в учете, что можно списать, с каких сумм осуществляются выплаты в фонды социального страхования граждан. Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов. Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.

Что гарантируется сотруднику

Гарантии сотруднику не зависят от цели командировки, примеров может быть масса. Но при любом из них работодатель несет некоторые обязательства перед сотрудником. Сотруднику, которого направляют в командировку, предоставляются следующие гарантии:

сохранение должности, рабочего места, среднедневной заработной платы;
оплата выходных дней, проведенных в командировке, с удвоенной тарификацией;
возмещение расходов, которые могут возникнуть в командировке по России и зарубежью, в том числе оформление заграничного паспорта, получение визы, таможенные пошлины и другие сборы.

Все эти гарантии прописаны в трудовом законодательстве и подлежат обязательному выполнению со стороны работодателя.

Кого отправлять в командировку

Выбор сотрудника, отправляемого в поездку, зависит от целей командировки, примеров служебного задания, ее длительности и тяжести предполагаемых условий. Разные причины поездок требуют от сотрудника специфических знаний и умений.

Так, оформление договора поставки необходимо поручать лицу, подкованному в деловых переговорах и дипломатии. Это может быть специалист, в должностные обязанности которого входит осуществление закупок, планирование и расчет бюджета на деловые отношения с поставщиками, либо человек, который может грамотно объяснить свою позицию и добиться оптимальных условий в заключаемом договоре поставки.

Если цель поездки - наладка оборудования или программного обеспечения, для отправляемого сотрудника недостаточно знаний делопроизводства и обычной человеческой харизматичности. В такую поездку командируют должностное лицо с техническим образованием. Такая же ситуация при проведении выездных проверок и аудитов. В такую поездку следует отправить бухгалтера или экономиста.

Кого запрещено отправлять в командировки

Помимо человеческого фактора, вопросов о квалификации и личных способностях кандидатов есть и другой аспект в выборе сотрудника для рабочей командировки. Существуют требования законодательства относительно категорий граждан, которых нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. К ним относят следующие группы лиц:

несовершеннолетние сотрудники, стажеры, практиканты;
беременные женщины;
работники фирмы, трудящиеся по ученическому договору (кроме командирования с целью обучения);
участники избирательных компаний, кандидаты на политические должности;
люди, чьи возможности ограничены заболеванием.

Также есть группы лиц, которых можно отправить в командировку только при получении их письменного согласия:

женщины с маленькими детьми (до трехлетнего возраста);
родитель-одиночка, воспитывающий ребенка до пяти лет;
опекуны детей, не достигших совершеннолетия;
сотрудник, в семье которого есть иждивенец, нуждающийся в постоянном уходе.

Оформление командировки

Для того чтобы командировку можно было учесть в налоговом, бухгалтерском и управленческом учете, необходимо правильно ее оформить. В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.

В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание. По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами.

С 2016 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным. Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.

При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля.

Информация в документах

Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.

Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие. Для того чтобы подтвердить расходы по оплате жилья, необходимо предоставить в бухгалтерию по окончании поездки чек, квитанцию или расписку, содержащую информацию об арендодателе, стоимости и периоде аренды жилого помещения.

Соответственным образом должен быть выпущен и приказ руководства. В делопроизводстве существует унифицированная форма №Т-9, но организация не обязана использовать исключительно ее. В учетной политике конкретной организации может быть зафиксирована собственная форма документа. Также можно воспользоваться возможностью составить приказ в свободной форме. Главное условие - содержание в ней следующих данных:

наименования и реквизитов организации, отправившей сотрудника в поездку;
информации о сотруднике;
даты составления приказа;
даты начала и окончания периода командировки;
задания сотруднику, цели поездки.

Пример задания на командировку

Чем ответственнее задание, тем больше уровней оно содержит. Чем больше компания вкладывается в какое-либо дело, тем больше результатов она нацелена получить. Необязательно все мелкие детали, которые желает узнать руководитель, будут указаны в приказе. Некоторые из них могут обговариваться в устном варианте на совещаниях и при инструктаже командируемого. Но, скорее всего, сотруднику по итогам поездки придется отчитываться за все пункты, даже за те, которые не были официально прописаны, но были устно оглашены. Для наглядности приведем пример служебного задания ниже.

Для примера возьмем цель - "Заключение договора поставки, реклама продукции". Для удобства отражения используем вид документа, сформированного программой 1С. Найти его можно в кадровом учете, Форма №Т-10а. Эта форма содержит 11 граф для заполнения: структурное подразделение, должность специалиста, страна, город и организация, в которую отправлен сотрудник, дата начала и окончания деловой поездки, количество календарных дней всего и без учета времени в пути, организация-плательщик, основание, содержание задания и краткий отчет о его выполнении. Подписывают документ руководитель структурного подразделения, руководитель организации и сам работник.

В приказе заполняется информация о поездке следующим образом:

Фамилия, имя, отчество сотрудника и его табельный номер: Сорокин Дмитрий Евгеньевич, 1 (табельный номер в отдельном окошке, согласно кадровому учету).
Структурное подразделение: Отдел маркетинга и рекламы.
Должность (специальность, профессия): Ведущий маркетолог.
Место командировки (страна, город, организация): Россия, город Москва, ООО "Компания".
Сроком на 14 календарных дней с 14 января 2018 года по 27 января 2018 года.
С целью: рекламная кампания, заключение договора поставки.
Командировка за счет средств: ООО "Реализатор".
Основание (документ, номер и дата): Служебное задание №3 от 13.01.2018

В конце приказа следуют подписи руководителя и сотрудника. Подпись сотрудника ставится напротив надписи, что с приказом он ознакомлен.

Тонкости оформления

Если сотрудником по какой-то причине не предоставлены подтверждающие документы о расходах (чеки, квитанции), организация ему эти затраты не возмещает. Поэтому в процессе командировки так важно не забывать об отчетности. Даже поездка в такси или автобусе должна быть подтверждена проездным билетом или распиской водителя.

Важным моментом также является указание структурного подразделения организации и цели командировки. В зависимости от указанных данных будет происходить дальнейшее списание затрат в бухгалтерском и налоговом учете. Так, если целью командировки был ремонт станков, при проведении бухгалтерских расчетов сумму расходов спишут на амортизацию отремонтированной техники. Если целью было заключение договора - списание пройдет в качестве общехозяйственных расходов.

И последний момент - командировка с невыполненной целью. В большинстве случаев расходы по такой поездке не признаются налоговой службой и не уменьшают налогооблагаемой базы. В судебном заседании можно попробовать отстоять свою правоту, но в большинстве случаев закон остается на стороне ФНС.