Явка не совпадает плановыми данными. Табельный учет на примерах. Общее замечание о значении выявленных аномалий

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).

Существует два способа учета отработанного времени:

  • Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
  • Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.

Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.

Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».

Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.

Графики работы

После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».

График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.

Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.

В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.

Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.

Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».


Дорогой Коллега, добрый день!

Сообщаем вам, что сегодня – 23 Июня (четверг) в 13:00 по Москве состоится второй прямой эфир по ЗУП 3.0 (3.1)!

Сегодня Елена Грянина в прямом эфире даст ответы на вопросы, которые были заданы во время семинара

Мы уверенны, что данный сборник не оставит равнодушным ни одного пользователя ЗУП 3.0

1. При выводе на печать «Приказа о приеме (Т-1)»не появляется префикс в номере документа. Можно ли настроить вывод префикса в печатную форму?

Да в ЗУП 3.0 вывод префикса в печатную форму можно настроить. Для этого необходимо открыть «Дополнительные настройки» (раздел меню «Настройка») и снять галочку «Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов». В этом же окне есть и другие настройки печатных форм, а также настройка упорядочивания сотрудников в списочных документах.

2. Подскажите пожалуйста где в ЗУП 3.0 можно посмотреть подробный отчет по отпускам сотрудников и по остатку отпусков? (В ЗУП 2.5 была «Справка по отпуску» где было видно за какие периоды и когда использовался отпуск, а также текущий остаток).

В ЗУП 3.0 появилось больше типовых отчетов для отслеживания как самих отпусков, так и остатков. В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») на вкладке «Отсутствия» можно вызвать печатную форму «Справка по отпускам сотрудников». Это и есть аналог отчета, который был в ЗУП 2.5.

Но помимо этого в 3.0 появилось ещё ряд отчетов: «Остатки отпусков», «Остатки отпусков (кратко)», «Фактические отпуска». Эти отчеты можно найти в разделе меню «Кадры» – «Кадровые отчеты».

3. Подскажите, пожалуйста, можно ли в ЗУП 8.3 настроить свод по начислению и удержанию ЗП, за квартал, полугодие и т.д. Формирует только за месяц или если установить период разбивает по месяцам.

Да, можно. Требуется немного донастроить отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Для этого надо открыть отчет, зайти в его настройки (кнопка «Настройки»), перейти в «Расширенный» вид и на вкладке «Структура» убрать группировку по «Месяцу начисления». Чтобы это сделать, следует открыть на редактирование строчку «Месяц начисления, организация» и в открывшемся окне убрать галочку с «Месяца начисления». Закрыть и сформировать отчет. Этот вариант отчета можно сохранить, чтобы каждый раз не выполнять такую настройку.

4. При первой синхронизации из ЗУП в БП будут выгружаться все данные за все года? Или можно как-то настроить ограничение выгрузки, чтобы не выгружались данные за те года, которые уже есть в Бухгалтерской программе (ранее я вносила их вручную)?

Такая возможность существует. На этапе настройке синхронизации будет выполняться шаг «Настройка параметров синхронизации данных». На этом шаге Вы увидите в нижней части окна ссылку «Изменить правила выгрузки». Нажмите на неё и откроется окно, в котором надо указать «Дату начала использования обмена». Все документы, имеющие дату меньше, чем дата, указанная здесь выгружаться не будут. Эту дату надо настроить дважды и для правил отправки в Бухгалтерию, и для правил отправки в ЗУП.

5. При расчете страховых взносов по вредникам игнорируются разовые начисления. Не подскажете где настраивается данная база?

При проведении документа «Разовое начисление» информация о доходе записывается в регистр «Учет доходов для исчисления страховых взносов». Если при проведении документа программа видит, что данный сотрудник трудиться на штатной единице, которая предусматривает вредные/тяжелые условия труда, то в этом регистр будет заполнена колонка «Облагается взносами за занятых на работах с досрочной пенсией».

Скорее всего у Вас этот признак в регистре не заполнен, поэтому при расчете взносов в документе «Начисление зарплаты и взносов» разовое начисление не учитывается. Это могло произойти по следующей причине: Вы вначале провели разовое начисление, а только потом настроили для штатной единице, что она предусматривает вредные/тяжелые условия.

Для решения этой проблемы достаточно перепровести Разовое начисление и после этого пересчитать взносы.

6. Есть ли возможность в ЗУП 3.0 распечатать приказ Т-6 для отпуска по беременности и родам? В документе Больничный такой формы я не нашла.

Действительно, по умолчанию в документе «Больничный», которым и отражается Отпуск по беременности и родам, такой печатной формы нет. Чтобы она появилась необходимо донастроить программу. Зайдите в настройки Кадрового учета (раздел меню «Настройка» – «Кадровый учет») и поставьте галочку «Т-6 для отпусков по беременности и родам». После этого печатная форма в документе станет доступна, а также после этого Отпуск по беременности и родам будет попадать в Личную карточку сотрудника Т-2.

7. ​ В ЗУП 3.0 в Производственном календаре нажала на кнопку Заполнить по умолчанию. В результате все праздники слетели. Отражаются только субботы и воскресенья в качестве нерабочих дней. Каким образом можно вернуть первоначально заполненный календарь? Можно ли это сделать автоматически, не заполняя снова вручную?

Да, конечно можно. Скорее всего в момент нажатия на кнопку «Заполнить по умолчанию» у Вас не было заполнено поле Код. Нужно в этом поле указать «РФ» и программа заполнит все праздники, переносы и предпраздничные дни в соответствии с тем, как это предусмотрено законодательством.

8. ​ В настройках организации указала способ выплаты зарплаты «Зачислением на карточку» и указала «Зарплатный проект». Ввела лицевые счета сотрудников. Но при формировании Ведомости в банк не заполняются лицевые счета сотрудников.

Скорее всего в документе «Ведомость в банк» Вы не указали «Зарплатный проект», в рамках которого формируется ведомость. Дело в том, что ЗУП 3.0 умеет вести учет сразу в рамках нескольких Зарплатных проектов и поэтому требуется явно указать по какому конкретно происходит выплата.

9. ​ Подскажите пожалуйста, как удержать в 1С ЗУП 8 3.0, из зарплаты сотрудника неизрасходованных сумм по авансовому отчету?

Для этого в ЗУП 3.0 предусмотрен специальный типовой Вид операции, который указывается для вида Удержания. Необходимо сделать следующее: создать новый Вид удержания (раздел «Настройка» – «Удержания»), в нем выбрать Назначение удержания «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» и Вид операции «Удержание неизрасходованных подотчетных сумм», указать, что результат вводиться Фиксированной суммой.

Далее создаем документ «Удержание по прочим операциям» (раздел «Зарплата» – « »), указываем созданный вид удержания и срок 1 месяц. Проводим. Само удержание произойдет автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов». После этого всякий раз, когда нам потребуется выполнить подобное удержание необходимо внести документ «Удержание по прочим операциям» с этим видом удержания.

10. ​ При синхронизации не переносится ни документ Отражение зарплатыни Ведомости. Перенеслись только справочники. Почему?

Проверьте в настройках синхронизации данных «Дату начала использования обмена»: раздел меню «Администрирование» – «Настройки синхронизации данных» – «Синхронизация данных» – кнопка «Настроить». Скорее всего эта дата больше, чем дата документов, которые Вы пытаетесь перенести. Отредактируйте её. Только имейте ввиду, что корректировку даты надо внести в настройках синхронизации и на стороне ЗУП и на стороне Бухгалтерии.

11. ​ Создаю и рассчитываю документ «Отпуск», но когда пытаюсь провести, то документ не проводится. Появляется сообщение «документ не рассчитан». Почему?

Перед проведением документа необходимо установить галочку «Расчет утвердил» в нижней части формы документа, либо воспользоваться кнопкой «Утвердить» в общем списке документов. Такая необходимость появляется если в базе присутствуют пользователи с кадровыми правами. Им также доступна кадровая часть документов Отпуск, Командировка, Больничный и некоторых других. Именно эти пользователи изначально создают эти документы, указывая период и прочие кадровые настройки, а пользователь с правами расчетчика должен проверить расчет документа (кадровику он не виден) и Утвердить этот документ.

12. ​ Попытался воспользоваться документом «Назначение планового начисления», но в нем при выборе начисления не видны виды расчетов. При использовании документа «Изменение плановых начислений» все получилось. Для чего тогда первый документ в ЗУП 3.0?

«Назначение планового начисления» – это довольно новый документ в ЗУП 3.0. Он используется для назначения видов начислений, которые имеют признак «Поддерживает несколько одновременно действующих начислений». Этот признак означает, что один вид начисления можно назначить одному сотруднику несколько раз, с разными входными условиями расчета. И это начисление будет появляться у сотрудника несколькими строками с разными суммами в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Например, сотруднику «прикрепили подопечного», нового сотрудника на 3 месяца и назначили «Надбавку за наставничество» 10% сроком на 3 месяц. В следующем месяце прикрепили ещё одного сроком на 6 месяца и снова назначили ту же самую надбавку (тот же вид начисления), но на другой срок и не 10%, а 7%. Вид начислений будет один и тот же, а строчки в документе «Начисление зарплаты …» разные, с разными суммами. Вот для таких ситуаций требуется использовать данный документ.

13. ​При настройке синхронизации ЗУП 3.0 и Бухгалтерии 3.0, можно указать, что выгрузка выполняется «сводно по сотрудникам». В Бухгалтерии в Параметрах учета есть аналогичная настройка. В чем разница?

Если в настройках синхронизации мы выберем вариант «Сводно по сотрудникам», то в Бухгалтерию совсем не будут выгружаться Ведомости, а документ «Отражение зарплаты…» хоть и выгрузиться, но не будет содержать информацию о сотрудниках даже в табличной части.

Если же в настройках синхронизации мы выберем вариант «С детализацией …», а в Параметрах учета на стороне Бухгалтерии укажем «Сводно …» (раздел меню «Администрирование» – «Параметры учета» – «настройка плана счетов» – «Учет расчетов с персоналом»), то из зарплаты выгрузятся и Ведомости, и документ «Отражение зарплаты…» будет содержать информацию о сотрудниках в табличной части. Но при проведении такого документа проводки будут делаться сводно, как раз за счет настройки в Параметрах учета бухгалтерской программы.

То есть настройка в синхронизации определяет то, что выгружается, а настройка в Параметрах учета определяет каким образом делаются проводки в документе «отражение зарплаты в бухучете».

14. ​ Каким образом в ЗУП 3.0 настроить вид начисления для отражения дополнительного отпуска ЧАЭС?

Достаточно в настройках расчета зарплаты установить галочку «Дополнительные отпуска гражданам, подвергшимся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (раздел меню «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – вкладка «Отпуска»). После этого в программе будет создан соответствующий вид начисления и вид отпуска. Сам отпуск необходимо отразить в документе «отпуск». На вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы» указать вид отпуска «Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС» и период. После этого на вкладке «Начислено» программа самостоятельно рассчитает вид начисления (рассчитает только дни, поскольку сам отпуск оплачивается из Федерального бюджета»)

15. ​ Как в ЗУП 3.0 убрать уволенных из списка сотрудников?

Для этого необходимо открыть карточку сотрудника (открыть на редактирование нужный элемент справочника «Сотрудники») и в нижней части этой формы установить галочку «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены». В результате этот сотрудник в списке справочника будет невиден. Если Вам понадобиться его просмотреть, то в нижней части самого справочника «Сотрудники» необходимо снять галочку «Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции»

16. ​Как в ЗУП 3.0 внести сведения о заработке с предыдущего места работы для расчета больничных?

Для ввода этой информации в ЗУП 3.0 следует использовать документ «Справка для расчета пособий (входящая)». Его можно вызвать из раздела меню Зарплата – см. также – Справки для расчета пособий или непосредственно из калькулятора расчета среднего заработка в документе «Больничный» (кнопка «Добавить справку с предыдущего места работы»). Главное после ввода этой информации в документе Больничный установить галочку «Учитывать заработок предыдущих страхователей» (вкладка «Оплата»), иначе он не будет учитываться при расчете.

17. ​ Процент оплаты больничного в ЗУП у Сотрудника минимальный 60%, хотя стаж большой и должно быть 100%. Сведения о стаже я внесла, но в программе больничный его не учитывает. Почему?

Вероятно, дата отсчета, с которой Вы ввели стаж больше, чем дата начала больничного. То есть получается, что на дату начала больничного стажа в программе нет. Поэтому следует исправить дату, с которой вводяться сведения о стаже. Это можно сделать непосредственно из документа «Больничный лист».

18. ​ Можно ли в ЗУП 3.0 как-то отследить все текущие плановые начисления сотрудника?

Да можно. Во-первых, все плановые начисления и удержания, которые действуют на текущую дату Вы можете посмотреть в карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») на вкладке «Начисления и удержания». Во-вторых, после открытия этой вкладке появится окно и в его правом верхнем углу будет доступна кнопка «История». По этой кнопке открывается отчет, который расскажет обо всей истории изменения плановых начислений для данного сотрудника.

19. ​Как сделать в ЗУП 3.0, чтобы в уже рассчитанном периоде кадровики не могли изменить документы?

Да, необходимо установить дату запрета. Это делается в разделе Администрирование – Поддержка и обслуживание. Устанавливаем флажок «Даты запрета изменения» и по ссылке «Настройка», которая справа от флажка, открываем окно настройки. Там указываем каким пользователям, с какой даты, в какие разделы и/или объекты запретить доступ. Для выполнения этой настройки у Вас должны быть соответствующие права.

20. ​ Хотелось бы, чтобы в ЗУП 3.0 появилась возможность готовить макет пенсионных дел.

Такая возможность в 1С ЗУП 3.0 уже есть! В списке регламентированных отчетов (раздел меню Отчетность, справки – 1С-Отчетность) Вы можете создать такой макет. Откроется форма, в которой необходимо выбрать сотрудника (заполниться вся имеющаяся и необходимая информация по сотруднику) и внести файлы со сканами необходимых документов. После этого, можно отправить Макет прямо из 1С в ПФР (если у Вас подключена 1С-Отчетность).

21. ​ Как из ЗУП распечатать справку о доходе сотрудника?

В ЗУП 3.0 есть разные формы, которые могут Вам в этом помочь. Во-первых, в составе списка справочника Сотрудники есть печатная форма «Справка о доходах (произвольная форма)». Во-вторых, есть документ «Исходящая справка для расчета пособий», из которого также можно распечатать сведения о дохода. Этот документ доступен для создания на основании документа Увольнение, также его можно найти в Главном меню – Все функции. Ещё довольно часто для предоставления информации о доходах используют форму 2-НДФЛ из документа «2-НДФЛ для сотрудника» (раздел меню «Налоги и взносы»).

22. ​ Каждый раз при открытии документа, где есть список сотрудников сбивается сортировка по фамилиям сотрудников. Как правильно настроить, чтобы не сбивалась?

Да, такую сортировку можно настроить. Для этого необходимо в Дополнительных настройках программы (раздел меню Настройка – Дополнительные настройки) переместить вариант сортировки по Имени сотрудника на самый верх. Дело в том, что по умолчанию в программе настроена сортировка вначале по Подразделению, потом по Должности и только затем по Имени. Просто этот порядок надо поменять и все табличные части списочных документов в ЗУП 3.0 будут сортироваться по ФИО сотрудников.

23. ​ Сотрудник совмещает работу ушедшего в отпуск. Необходимо, чтобы совмещающий сотрудник получал и свой оклад, и оклад того сотрудника, и чтобы расчет происходил по разным графикам. Как это реализовать в ЗУП 3.0?

В ЗУП 3.0 это лучше реализовать через ввод «Подработок» (это довольно новый механизм программы). Документом «Назначение подработки» Вам необходимо внести информацию кто за кого работает и график замещаемого. Ещё ввести срок и проверить условия оплаты труда по этой Подработке. В результате в документ «Начисление зарплаты и взносов» для замещающего сотрудника произойдет расчет и его Оклада (по тому графику, который он имеет), и расчет Оклада замещаемого (по графику замещаемого). Чтобы этот механизм был доступен в Настройках кадрового учета (раздел меню Настройка – Кадровый учет) необходимо поставить флажок «Используются подработки».

24. ​Где в программе нужно заполнить информацию, чтобы на титульном листе 6-НДФЛ заполнялась информация документе представителя?

Эта информация в ЗУП 3.0 заполняется в сведениях об организации. На вкладке «Главное» необходимо перейти по ссылке «Изменить данные регистрации» и в открывшемся в группе настроек «отчетность подписывает» выбрать Представитель и заполнить необходимую информацию о представителе.

Только следует иметь ввиду, что эта информация попадает на титульный лист отчета 6-НДФЛ/2-НДФЛ при создании отчета, а не при заполнении. Поэтому если Вы отчет уже создали и сохранили, то Вам необходимо создать новый отчет.

25. ​ Есть ли в ЗУП 3.0 возможность оформлять обязательства по займам? Или надо создавать удержание вручную?

Да, конечно есть. Для этого в ЗУП 3.0 предусмотрена группа документов в журнале «Займы сотрудникам» (раздел меню Зарплата – См. также). Этими документами вводится информация об условиях займа, об изменении условий, о выдаче и погашении займа. Если по условиям займа предусмотрено погашение из зарплаты, то в документе «Начисление зарплаты…» будет автоматически производиться удержание. Также будет выполняться расчет НДФЛ с материальной выгоды, если в условиях это указано.

26. ​ Штатное расписание Т-3 формируется только на текущую дату, нет возможности выбрать дату формирования отчета.

Скорее всего Вы формируете отчет Т-3 из справочника Штатное расписание. Разработчики предусмотрели, что в нем формируется текущее штатное расписание. Если необходимо сформировать Т-3 на какую-то иную дату, то лучше вызвать отчет из списка Кадровых отчетов (раздел меню Кадры – Кадровые отчеты – отчет Штатное расписание (Т-3)). В этом варианте отчета Дата по умолчанию выведена в шапку отчета.

27. ​Почему не рассчитывается доплата за работу в ночное время? Строчка в документе Начисление зарплаты появляется.

Стоит проверить в документе Начисление зарплаты какое значение имеет показатель «Час. стоим.». Он используется в типовой формуле для расчета этой Доплаты. Скорее всего «Час. стоим.» оказалась равна нулю. Это могло произойти по следующей причине: в Настройках расчета зарплаты (раздел меню Настройка – Расчет зарплаты) задан способ пересчета месячной оклада сотрудника часовую ставку по «Среднемесячному количеству часов (дней) в месяце», но при этом в графике сотрудника не заполнено «Среднемесячное число часов». Необходимо обеспечить, чтобы оно заполнилось, либо внести вручную.

28. ​Cотрудник периодически работает в Условиях с тяжелыми условиями труда, но остается на той же должности. Можно это отразить в ЗУП 3.0 без перевода на новую должность?

Да, в ЗУП 3.0 это можно отразить типовыми средствами. В настройках Учетной политики организации (в справочнике «Организации» на вкладке «Учетная политика и другие настройки») необходимо установить флажок «Использовать особые условия труда». После этого в справочнике «Условия труда» необходимо создать новый элемент и задать условия труда. Отразить факт работы сотрудника на этих Условиях труда можно в документе «Табель». В результате не придется выполнять перевод на другую должность, теперь условия труда задаются не только через Должность.

29. Не могу найти документ для оформления отпуска по беременности и родам! ​

В ЗУП 3.0 для этого следует использовать документ «Больничный лист». В документе в поле «Причина нетрудоспособности» необходимо выбрать вариант «(05) Отпуск по беременности и родам».

30. Есть одна база ЗУП 3.0 с двумя организациями и две отдельные базы БУХ 3.0 с теми же организациями. Как мне в таком случае настраивать синхронизацию?

Вам необходимо настроить две разные синхронизации. Если рассматривать настройку из Зарплатной базы, то ситуация следующая. В первой синхронизации будет путь к бухгалтерской базе «А» и выбрана для синхронизации только организация «a». Во второй, путь к базе «Б» и соответственно обмен выполняется по организации «б». Путь к базе, а также выбор Организации, по которой происходит обмен, происходит в момент настройки синхронизации.

31. В расчетном листке у сотрудника появились строки за прошлые месяца, почему так произошло?

Дело в том, что в ЗУП 3.0 реализован механизм отслеживания необходимости перерасчета. Скорее всего после того как Вы провели документ «Начисление зарплаты…» в прошлом месяце, было внесено какое-то изменение в условия расчета зарплаты на дату прошлого уже рассчитанного месяца (например, сделан Кадровый перевод). Программа это отследила и записала необходимость перерасчета для данного сотрудника/сотрудников. Отследить все текущие зарегистрированные перерасчеты можно в разделе меню Зарплата – Сервис – Перерасчеты. Там же можно вручную удалить или наоборот добавить необходимость перерасчета.

В вашем случае следует проанализировать ситуацию, выяснить по какой причине был зарегистрирован перерасчет и понять правильно это или нет. Может быть это просто ошибка учета.

32. ​ Сделал начальный перенос данных из ЗУП 2.5 в 3.0, формирую отчеты по зарплате сотрудников, но они пустые. Почему ничего не перенеслось? Ошибок переноса не было.

Вероятно, при переносе данных Вы использовали рекомендованный, сокращенный вариант переноса (он задается по умолчанию). Особенность его в том, что в ЗУП 3.0 приезжает только самая необходимая информация – данные для расчета среднего заработка, информация об исчисленных налогах и взносах, начальная кадровая информация. Данные для расчета среднего Вы не сможете увидеть через зарплатные отчеты, она будет использоваться непосредственно при расчете Больничных, Отпусков и т.д. Также Вы можете проверить перенесенную информацию непосредственно в журнале документов «Перенос данных» (раздел меню Администрирование – См. также). А начальную кадровую информацию можете проверить в журнале «Данные на начало эксплуатации» (раздел меню «Главное»).

33. ​ Что подразумевает механизм Синхронизации ЗУП 3.0 и Бухгалтерии 3.0: какая информация переносится?

Есть два основных документа, которые участвуют в процессе синхронизации, это «Отражение зарплаты в бухучете» (в БУХ на его основе создаются проводки по зарплате) и документ «Ведомость…» (в Бухгалтерской программе они подцепляются к расходным документам). Перенос «Ведомости…» можно отключить. Также в синхронизации могут участвовать ещё ряд документов: «Начисление оценочных обязательств по отпускам» (если ведется учет обязательств), Депонирование зарплаты, Выплата депонированной зарплаты, Выдача займа сотруднику, Погашение займа сотрудником.

Также синхронизируются справочники, которые используются в документах: Организации, Физические лица, Способы отражения.

Полный перечень зарегистрированных для синхронизации данных можно отследить здесь: Администрирование – Настройка синхронизации данных – Синхронизация данных – Настроить – Параметры синхронизации данных – Состав отправляемых данных.

34. ​ Как задать способ отражение для удержания (ЗУП 3.0)?

Для Вида удержания способ отражения не задается. Главное в настройках вида удержания правильно выбрать «Назначение удержания» и если требуется «Вид операции…». На основании этих данных при переносе в Бухгалтерскую программу будет автоматически подставлена необходимая проводка.

35. ​ Хочу навести порядок с исчисленным, удержанным и перечисленным НДФЛ. Для анализа ситуации какие отчеты и регистры смотреть?

Во-первых, можно использовать отчеты, предусмотренные разработчиками: Анализ НДФЛ по месяцам и Анализ уплаты НДФЛ (раздел меню Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам). Ну а, во-вторых, можно непосредственно проанализировать регистры, в которых содержится информация об исчисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ. Исчисленный – это приходное движение регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Удержанный – расходное движение по этомуже регистру и приходное по регистру «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ».Перечисленный – расходное по регистру «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ».

Удобнее всего анализировать с помощью Универсального отчета (Главное меню – Все функции – Отчеты).

36. ​ Куда вносить информацию об авансовых платежах по патентам?

Эта информация вносится в карточке сотрудника (справочник «Сотрудник»). Необходимо перейти на вкладку «Налог на доходы» и в нижней части окна у Вас будет возможность внести «Уведомление на авансовые платежи по патентам». Здесь же необходимо указать статус сотрудника «Нерезидент, работающий по найму на основании патента».

Также необходимо внести информацию о самом авансовом платеже. Это делается документом «Авансовый платеж по НДФЛ» (раздел Налоги и взносы – Все документы по НДФЛ)

37. ​Все начисления произведены, но в Ведомость в кассу почему-то не попадают сотрудники. В чем может быть причина?

Возможно неправильно указан в настройках вариант выплаты зарплаты. Проверьте в настройках организации (вкладка «Учетная политика и другие настройки» – «Бухучет и выплата зарплаты») или в настройках подразделения какой выбран способ выплаты. Если там правильный вариант – через кассу, то проверьте, что указано в карточке сотрудника (вкладка «Выплаты, учет затрат»)

38. ​​Все начисления произведены, но в Ведомость в кассу почему-то не попадают сотрудники. В чем может быть причина?

Если Вы имеете ввиду колонку «К выплате», то это означает, что по сотруднику есть задолженность за прошлые месяцы начисления. Например, такая ситуация регулярно возникает у тех, кто использует округление при выплате зарплаты.

Если речь идет о поле НДФЛ к перечислению, то это означает, что на момент выплаты зарплаты есть НДФЛ, который был исчислен в прошлом месяце, но по какой-то причине не был удержан. Эту ситуацию лучше проанализировать. Выяснить по какой причине НДФЛ не был удержан. В принципе, это не всегда ошибка. Возможно, по сотруднику просто не производилась выплата и поэтому не было возможности удержать НДФЛ. Но в любом случае ситуация должна быть Вам ясна.

39. ​​Каким документом в ЗУП 3.0 отражать аренду авто у физического лица?

Для этого лучше использовать документ «регистрация прочих доходов» (раздел меню «Зарплата» – См. также – журнал документов «Прочие доходы»). Чтобы этот документ был доступен в Настройках расчета зарплаты надо поставить флажок «Регистрируются прочие доходы, не связанные с оплатой труда» (раздел меню «Настройка» – Расчет зарплаты).

40. ​​Нужно рассчитывать зарплату, а сотрудник ещё не принес больничный. Как отразить его невыходы?

Следует использовать документ «Прогул, неявка» с видом отсутствия «Отсутствие по невыясненной причине» (раздел меню Кадры – Все отсутствия сотрудников). Этот документ вытеснит у сотрудника рабочие дни из графика при расчете зарплаты. После того, как в следующем месяце будет предоставлен больничный просто вводить документ Больничный лист, который автоматически отсторнирует сведения этого Отсутствия по невыясненной причине.

Чтобы документ «Прогул, неявка» был доступен, необходимо в настройках программы установить соответствующий флажок (раздел Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Учет отсутствий).

41. ​ ​ Документ Табель не проводится. Появляется сообщение: Вид времени Выходные дни не совпадает с плановыми данными Явка.

В данном случае программа проверяет соответствие введенного Табеля и выходных дней, указанных в Графике сотрудника. Чтобы этого не происходило, необходимо в настройках расчета зарплаты снять флажок «Проверять соответствие фактического времени плановому» (раздел меню Настройка – Расчет зарплаты).

42. ​​Почему-то в Приеме на работу не могу выбратьДополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Хотя в списке видов отпусков он есть.

Скорее всего,при создании этого Вида отпуска не был установлен флажок «Отпуск является ежегодным». Установите его и этот дополнительный отпуск будет доступен при выборе ежегодных отпусков в документе «Прием на работу».

43. ​​Подскажите, пожалуйста, почему в настройках отчета нет кнопок вариантов выбора вида Простой-Расширенный? Что сделать чтобы они появились?

Попробуйте сбросить настройки внешнего вида для текущего пользователя. Это делается в разделе меню Администрирование – Настройки пользователей и прав – Настройки пользователей.

44. ​​Не могу понять, как при формировании 6-НДФЛ выбрать обособленное подразделение?

Для этого необходимо на титульном листе отчета два щелкнуть на поле «представляется в налоговый орган (код)». В результате откроется окно. В нем следует выбрать налоговый орган, соответствующий Обособленному подразделению, по которому готовится отчет.

45. ​​ЗУП 3.0. Настраиваем новый вид начисления. Вводим новый показатель и там необходимо указать, какой он числовой или денежный. Подскажите, что выбрать?

Если через этот показатель Вы будете вводить какое-то денежное значение (например, выручка продавца) или готовую сумму для начисления, то логичнее указать вариант «Денежный», если же это показатель какого-то количества (например, кол-во проданных арбузов) и на основании этого количества будет считаться начисление, то лучше внести его как Числовой. Хотя глобально эта настройка пока ни на что не влияет, поскольку Вы сами для себя определяете, что подразумевается под тем или иным показателем, который Вы создаете - штуки, литры, килограммы, километры или что-то ещё.

46. ​​Подскажите пожалуйста, как правильно настроить ведение учета по обособленным подразделениям для сдачи отчетов по НДФЛ?

Необходимо в элементах справочника «Подразделения», которые соответствуют этим обособленным подразделениям, установить флажок «Это – обособленное подразделение» и по ссылке «Изменить» задать сведения о налоговом органе, к которому относится это подразделение. В результате исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ сотрудников, оформленных на работу в таких обособленных подразделениях, будет регистрироваться в разрезе налоговых органов. А при формировании регламентированных отчетов необходимо будет выбрать налоговый орган перед формированием.

47. ​​Нужно, чтобы при выборе сотрудника было понятно это внутренний совместитель или работник по основному месту. Можно это настроить в ЗУП 3.0?

Да. Для этого в настройках кадрового учета (раздел меню Настройка – Кадровый учет) необходимо задать Правилоформирования представления элементов справочника Сотрудники. Там есть несколько вариантов, предполагающих вывод «Вида занятости».

48. ​​Заводим с нуля учет в ЗУП3. Занесли все данные по сотрудникам. Хотели начислить аванс,но ведомость на аванс не заполняется

Вероятно, что в документе, которым Вы вводили начальные данные по сотруднику (Прием на работу или Начальная штатная расстановка) задан вариант выплаты аванса «Расчетом за первую половину месяца». Необходимо внести, заполнить и рассчитать документ «Начисление за первую половину месяца» или изменить вариант (указать Фиксированную сумму аванса ил процент). Тогда Ведомость с вариантом выплаты Аванс будет заполняться автоматически.

49. ​ ​ Подскажите пожалуйста, как в отражении зарплаты разделить НДФЛ по основным сотрудникам и договорникам?

Необходимо для «договорников» задать отдельный способ отражения. Это можно сделать в документе «Договор (работы, услуги)» в поле «Счет, субконто» или в документе «Акт приемки выполненных работ», если они Вами используются».

50. Необходимо начислять сотруднику отпуск за свой счет. Не могу найти документ!

Этот документ называется «Отпуск без сохранения оплаты», его можно найти в журнале документов «Все отсутствия сотрудников» (раздел меню «Кадры»). Если там этого докмуента нет, то значит в настройках расчета зарплаты необходимо поставить флажок «Отпуска без оплаты» (раздел меню Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка «Отпуска»)

На прошлой неделе сразу два посетителя хотели узнать про сводный ввод отработанного времени через табель в 1С ЗУП 3. Разберем этот вопрос подробнее:

«Помогите пож-та, настроить в ЗУП 3 расчёт, аналогичный, расчету в ЗУП 2.5. Мы ранее вводили Табель учёта отработанного времени со способом ввода времени «Сводно, в целом за период». Как это сделать в ЗУП 3?»

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В ЗУП 3 также присутствует документ Табель, которым можно вводить отработанное время сотрудников. Однако этот документ не имеет возможности сводного ввода отработанного времени.

Реализовать такой ввод можно с помощью документа . Для этого в справочнике «Шаблоны ввода исходных данных» необходимо создать новый элемент. В нем на вкладке «Виды времени» указать виды времени, по которым нам необходимо вводить сведения. Например, укажем виды времени Явка и Ночные часы.

Также необходимо установить флажок «В целом за период «.

В результате в журнале документов «Данные для расчета зарплаты» появится новый вид документа для ввода отработанного времени. Введем сотруднику Христенко и Цветаеву отработанное время. Христенко работал в ночное время.

После этого в документе «Начисление зарплаты и взносов» для расчета по этим сотрудникам будет использовано отработанное именно из документа «Данные для расчета зарплаты» .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

В данной публикации рассмотрим:

  • в каких случаях можно использовать отчет Табель , а в каких не обойтись без документа Табель ;
  • назначение документа Индивидуальный график ;
  • посмотрим можно ли учитывать в 1С:ЗУП 3 время сводно.

Кейс №1. Общая схема учета времени и использования отчета «Табель»

Существует плановое и фактически отработанное время сотрудника. В программе эти виды времени учитываются с помощью разных объектов:

Плановое время учитывается с помощью:

  1. Графиков работы сотрудников , которые составляются на год вперед.
  2. Документа Индивидуальный график , который используется, если требуется внести какие-то изменения в график работы сотрудника на месяц (другой период). По нему определятся норма времени за месяц.

Фактическое время работы может регистрироваться:

  1. «Методом отклонений» — когда вносятся только документы, регистрирующие отклонения от графика сотрудника (Больничный , Отпуск , Командировка и т.д.). В этом случае на основе внесенных отклонений определяется отработанное время сотрудником.
  2. Документом Табель . Этот документ в программе следует использовать только в том случае, если никаким другим способом нельзя учесть фактически отработанное сотрудником время. Во всех остальных случаях необходимо учитывать время «методом отклонений» и использовать отчет Табель .
  3. Документом Данные для расчета зарплаты . Внешний вид этого документа настраивается в Шаблоне ввода исходный данных . Это своего рода замена документа Табель . Этим документом можно учитывать время сводно. Но в текущих версиях 1С:ЗУП (3.1.4) сводный учет времени нельзя рекомендовать в случае появления у сотрудника неявки из-за наличия ошибки в программе.

В этом случае пользователь с правами Кадровика может составить отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) до того, как будет рассчитана заработная плата. То есть отработанное сотрудником время можно будет увидеть, не внося документа Табель :

По умолчанию отчет Табель размещается в разделе Зарплата . При необходимости пользователь с правами Администратора может настроить размещение этого отчета в разделе Кадры :

Кейс №2. Отражение отклонений в отчете «Табель»

Рассмотрим схему регистрации времени неявок пользователями с правами Кадровика и Расчетчика :

Когда пользователь с правами Кадровика проводит документ неявки (это может быть Больничный лист , Отпуск , Командировка и т.д.), то эта информация сразу же отражается в отчете Табель . В нашем примере проводится документ Больничный лист и Отпуск . После этого информация о неявках отражается в отчете Табель :

Утверждение и проведение документа неявки Расчетчиком нужно для того, чтобы рассчиталась оплата за дни неявок (там, где это необходимо) и период неявки повлиял на расчет зарплаты (т.е. чтобы сработало вытеснение).

Кейс №3. Отражение работы в выходные праздничные в отчете «Табель»

Рассмотрим, как отражается в отчете Табель время сверхнормативной работы, которое регистрируется документами и Работа сверхурочно .

После проведения этих документов пользователем с правами только Кадровика , время еще не попадает в отчет Табель . Данные об отработанном сверх нормы времени появятся в табеле только тогда, когда документ Работа в выходные и праздники или Работа сверхурочно будет утвержден Табельщиком или Расчетчиком . Отметим, что права Табельщика могут быть назначены также пользователю с правами кадровика, в этом случае кадровик сможет сразу и ввести и утвердить эти документы.

В нашем примере пользователь с правами Кадровика оформляет документ Работа в выходные и праздники . В этом случае у пользователя нет возможности установить флажок Время учтено :

Поэтому время работы в выходной и не отражается сразу в отчете Табель .

Данный флажок доступен пользователю с правами Расчетчика или Табельщика . После установки этого флажка 05 марта в отчете Табель обозначается как РВ , а при расчете зарплаты производится начисление за работу в выходной:

Кейс №4. Использование документа «Индивидуальный график»

В данном случае можно использовать документ Индивидуальный график (Заплата – Учет времени – Индивидуальный график ), который заменит собой обычный график работы сотрудника на указанный месяц.

Пользователю с правами Кадровика документ Индивидуальный график недоступен. Его может вносить пользователь с правами Табельщика или Расчетчика . Другой вариант – это расширить права Кадровика .

В нашем примере мы расширим права пользователя с правами Кадровика . Для этого в разделе Администрирование – Настройка пользователей и прав выберем Кадровика и включим его в группу доступа Табельщики :

После этого у пользователя с правами Кадровика появляется дополнительный раздел в интерфейсе — Зарплата , где можно внести документ Индивидуальный график .

Указываем 05 апреля вместо выходного смену, а 08 апреля (в смену) – переносим выходной. При этом норма времени за месяц (154 часа) не меняется. При формировании отчета Табель данные попадают из документа Индивидуальный график :

Так как стал доступен раздел Зарплата , то отчет Табель можно формировать, выбрав в этом разделе Отчеты по зарплате .

Кейс №5. Использование документа «Табель»

Так как фактическое время работы не соответствует плановому и изменения нельзя отразить только документами неявок, то в этом случае необходимо будет внести документ Табель (Зарплата – Учет времени – Табель ). Прежде чем его заполнять потребуется оформить все оплачиваемые неявки с помощью соответствующих документов (Больничный лист , Отпуск , Командировка и т.д.), чтобы рассчиталась оплата за эти дни. И только после этого вносить документ Табель .

В нашем примере вначале следует оформить документ Больничный лист , а затем создать документ Табель . Дни болезни автоматически будут обозначены буквой «Б », останется только внести фактически отработанное время сотрудником (исправить выходные на рабочие и дни): 11 мая – смена (Явка — 13, Ночные – 2), 14 и 22 мая – выходные.

При попытке провести документ Табель будет выдано сообщение о том, что фактическое время не соответствует плановому:

Для того чтобы стало возможным проведение документа Табель , пользователь с правами Администратора в разделе Настройка – Расчет зарплаты должен снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому :

Кейс №6. Использование документа «Табель» при использовании особых условий труда

При работе сотрудников во вредных условиях труда можно использовать механизм особых условий труда. Этот механизм применяется, если в течение рабочего дня сотрудник может работать в разных условиях труда или условия труда сотрудника могут изменяться без изменения должности сотрудника.

Для подключения этой возможности в учетной политике организации следует установить флажок Использовать особые условия труда :

Появляется специальный справочник Условия труда (Настройка – Предприятие – Условия труда ), где можно внести настройки по условиям. В нашем примере создаем новый элемент Горячий цех, где заполняем данные в соответствии с условиями задачи:

При работе механизма условий труда регистрировать работу сотрудника в тех или иных условиях можно только с помощью документа Табель . При этом внешний вид документа Табель изменяется:

Надпись «Условия труда не заданы» означает, что сотрудник работает в условиях, на которые он был принят.

Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день в разных условиях труда, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях и в таблицу Данные о времени внести информацию об условиях и часах работы:

Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (16 июня) в других условиях (Горячем цеху), следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Горячий цех с в полях С и По указать дату работ:

В итоге в документе Табель дни работы в условиях, отличных от обычных, будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «ГЦ»):

Документ Терр., условия труда . Расчет начислений работ в разных условиях происходит пропорционально отработанному времени. И по каждой базе начисления рассчитывается свой процент Надбавки за вредные условия труда. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда .

Кейс №7. Использование документа «Табель» при использовании обособленных территорий

Так как сотрудник по условиям задачи может работать целый или часть дня на разных территориях и при этом организация не планирует на это время менять ему подразделение, то в этом случае удобно использовать механизм обособленных территорий.

Для его подключения следует в учетной политике организации установить флажок Использовать обособленные территории :

После этого в программе появляется справочник Территории (Настройка – Предприятие – Территории ). Территории – это независимая классификация, которая появилась в дополнение к справочнику Подразделения . Для каждой территории можно указать свои регистрационный данные и/или особые территориальные условия. Данный справочник настраивается для каждой организации отдельно.

В нашем примере создается новый элемент — Склад удаленный №2, в котором указываются регистрационные данные:

При использовании механизма территорий перемещение между территориями может осуществлять с помощью:

  • документа Кадровый перевод ;
  • специального документа — Перемещение между территориями ;
  • документа Табель , который незаменим в том случае, если сотрудник работает на разных территориях в течение одного дня.

Вид документа Табель при включении настройки учета по обособленным территориям меняется:

Надпись «Территории не заданы» означает работу сотрудника на своем рабочем месте.

Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день на разных территориях, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных территориях и в таблицу Данные о времени внести информацию о работе на разных территориях. Так будут заполнены данные на 08 июля:

Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (13 июля) на другой территории, следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Склад удаленный №2 и в реквизитах С и По указать день работы:

В итоге в документе Табель дни работы на разных территориях будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «С2»):

Документ Начисление зарплаты и взносов также меняет свой вид — в нем появляется дополнительная колонка Терр., условия труда . Расчет начислений за работы на разных территориях происходит пропорционально отработанному времени. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда .

Кейс №8. Регистрация времени с помощью документа «Данные для расчета зарплаты» (по дням)

Своего рода заменой документа Табель может служить регистрация времени работы с помощью документа Данные для расчета зарплаты , параметры которого настраиваются в на вкладке Виды времени .

В разделе Настройка – Шаблоны ввода исходных данных создадим шаблон для видов времени – работа на линии и работа на ремонте. На вкладке Виды времени установим соответствующие флажки: Работа на ремонте и Работа на линии и переключатель Время вводится установим в положение Одним документом на весь месяц :

В разделе Зарплата – Данные для расчета зарплаты создаем документ Ввод времени работы на линии и ремонте (по дням) . Каждый пользователь заполняет свою строку.

Вид документа похож на Табель . Заполняем его:

По условиям нашей задачи регистрируем в базе Больничный лист сотрудника. Он введен для того, чтобы проверить как программа отрабатывает, когда введены одновременно документы неявки и Данные для расчета зарплаты .

Оплата работы на линии составит:

  • 60 (часы работы на линии) * 200 (стоимость часа работы на линии) = 12 000 руб.

Оплата работы на ремонте равна:

  • 12 (часы работы на ремонте) * 100 (стоимость часа работы на ремонте) = 1 200 руб.

При вводе информации о времени работы по дням через документ Данные для расчета зарплаты и появлении неявки, учет времени и расчета оплаты производится корректно.

Кейс №9. Регистрация времени сводно и проблемы в расчетах при появлении неявок

Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае — Работа на линии и Работа на ремонте), установить флажок В целом за период :

В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону

Если у сотрудника нет никаких неявок или есть неявки, которые начинаются с первых чисел месяца или заканчиваются последними числами месяца, то в этом случае в документе Начисление зарплаты и взносов время и расчет корректны. Если эти условия не выполняются, то отработанное время удваивается.

Из-за этой ошибки в текущих релизах 1С:ЗУП 3 (3.1.4) не рекомендуется вести учет времени сводно.

Кейс №10. Регистрация времени сводно при работе в выходные и праздники и проблемы в расчетах при появлении неявок

Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты регистрировать время сводно, следует в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае – Явка), установить флажок В целом за период :

В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону , в котором время указать по дням и часам сводно:

Документом Работа в выходные и праздники регистрируется работа сотрудника в его выходной день – 12 августа 2017 г. в течение 6 часов:

В этом случае при начислении заработной платы за август 2017 г. по сотруднику Оплата по окладу не будет рассчитана:

Для исправления ситуации учет праздничных дней можно вести через документ Данные для расчета зарплаты . Для этого в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени следует установить флажки для видов времени: Праздники и Праздники без повышенной оплаты :

В журнале Данные для расчета зарплаты необходимо заполнить информацию по работе сотрудника в свой выходной в течение 6 часов:

Документ Работа в выходные и праздники снимем с проведения.

После этого в документе Начисление зарплаты и взносов сумма по Оплате по окладу будет рассчитана, но при появлении неявок, которые начинаются не с первых чисел месяца или заканчиваются не последними числами месяца, в документе Начисление зарплаты и взносов отработанное время будет удваиваться.

  • Учитывать фактическое время, которое отработал сотрудник.
  • Контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте.
  • Рассчитывать заработную плату.

Журнал явки – это таблица, в которой в строках расположен список сотрудников, а в столбцах – календарные даты. Ячейки таблицы содержат явки сотрудников в формате, который выбран в поле Вид:

  • Часы работы, например, 16:00 – 22:00.
  • Длительность, например, 6:00.

Чтобы сформировать журнал:


Чтобы найти в списке сотрудника или смену, введите слово или несколько символов в поле Поиск.

Из журнала явки можно посмотреть, по какому расписанию должен был работать сотрудник в тот день, когда зарегистрирована данная явка. Для этого выберите явку и пункт контекстного меню Расписание. Информацию о приходе сотрудника на работу можно удалить (пункт контекстного меню Удалить ).

В ячейках журнала явки используются следующие обозначения:

Обозначение Что означает
Вид журнала Часы работы . Время прихода и ухода сотрудника, зарегистрированное в iikoFront. Цвет шрифта задается в типе явки, по умолчанию у всех явок тип Отработано – их границы показаны черным шрифтом
Вид журнала Продолжительность . Длительность явки.
Для незакрытых смен указано время начала, а вместо времени окончания – «не закрыта».
Явка выбранного сотрудника на текущую дату.
Явки выбранного сотрудника на будущие даты (например, больничные или отпуска)
Невыход сотрудника на работу по причине отпуска, больничного или прогула обозначаются краткими названиями, заданными при настройке этих типов явок (например, «О», «Б» или «П»).
Явка, у которой утвержденное время прихода / ухода отличается от фактического времени, зарегистрированного в iikoFront.
Явка продолжительностью более суток.
Явка длительностью менее суток, пересекающаяся с другой явкой.
Явка сотрудника зарегистрирована не в том подразделении, в котором ему начисляется зарплата.
Явка скопирована в буфер обмена.

Если длительность явки составляет меньше суток, но границы ее зафиксированы разными датами, то отображается она в ячейке даты открытия. Например, смена была открыта в 20:00 5 октября, а закрыта в 04:00 6 октября. В этом случае явка целиком отображается в колонке 5 октября.

Если длительность явки составляет более 24 часов, то она отображается в нескольких ячейках до даты закрытия смены.

Длинные явки закрываются автоматически по истечении того количества дней, которое указано в настройках торгового предприятия на закладке Учет рабочего времени в поле Автоматически закрывать явку через n дней. В комментарии к явке указывается причина автоматического закрытия. В iikoFront эта явка считается открытой. А когда сотрудник закрывает такую длинную смену, то это время ухода уже не учитывается.

Подробная информация об открытии и закрытии смены, автоматическом закрытии и игнорировании явок содержится в Журнале событий .

Регистрация явок

Существует несколько вариантов регистрации явок:

  • Автоматически в iikoFront: в момент открытия и закрытия личной смены сотрудника,
  • Автоматически в iikoOffice: при назначении нерабочих смен – больничных, отпусков. Для использования этой возможности необходимо выполнить предварительные настройки, см. Журнал «Расписание» .
  • Вручную из iikoOffice: например, для утверждения явок сотрудникам на окладе или редактирования автоматических явок.

Факт присутствия сотрудника на рабочем месте может быть зарегистрирован также из его персонального отчета (кнопка Действия → Добавить явку ).

Чтобы зарегистрировать явку вручную:


Таким образом, при помощи ручной регистрации явки менеджер (или другое ответственное лицо) может зачесть, сократить, увеличить или не зачесть переработку, зафиксированную в iikoFront, а также переопределить по факту тип явки сотрудника.

Если явки часто повторяются, то для ускорения процесса нужную явку можно копировать. Команды копирования и вставки доступны из контекстного меню и по нажатию клавиш Ctrl+C, Ctrl+V. Скопированная в буфер обмена явка выделяется в таблице желтым цветом.

Зарплата сотрудникам начисляется только за подтвержденные явки. Они могут засчитываться двумя способами: автоматически или вручную менеджером. Это зависит от настроек закрытия кассовой смены.

Если явка подтверждена автоматически, то у нее время прихода и ухода совпадает с фактическим, зарегистрированным в iikoFront.

Если настроено ручное подтверждение, то принятые время прихода и ухода сотрудника указывает менеджер при закрытии кассовой смены или в iikoOffice. Как принять вручную явку на терминале см. в статье Явки сотрудников .

Чтобы принять явку в iikoChain:

  1. Выберите пункт меню Сотрудники → Журнал явки.
  2. Откройте явку, которую нужно принять.
  3. Укажите время ухода. Галочка Подтвердить вручную устанавливается по умолчанию.
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

В процессе работы может получиться так, что сотрудники открывают несколько смен на разных терминалах, или менеджер создает явки вручную в iikoOffice или iikoChain. В результате в журнале формируется несколько пересекающихся явок, которые объединяются в одну. Результат слияния зависит от того, каким способом подтверждаются явки: автоматически или вручную.

При автоматическом подтверждении объединяются пересекающиеся подтвержденные явки, зарегистрированные в одном и том же подразделении для одной и той же должности сотрудника. В результате объединения остается последняя подтвержденная вручную явка, для которой установлена галочка Подтвердить вручную. Если такая не нашлась, то выбирается самая ранняя явка среди пересекающихся, остальные удаляются. У оставшейся явки:

  • Подтвержденные даты прихода и ухода не изменяются.

Например:

  • Пересекающиеся явки, созданные в iikoFront.
    • На Терминале1 создана и закрыта явка с 12.00 по 14.00.
    • На Терминале 2 создана и закрыта явка с 13.00 по 13.30.

      • При закрытии смены на Терминале 1 явки автоматически объединятся. Подтвержденное время составляет период с 12.00 по 14.00.

  • Две явки, созданные в iikoFront, пересекаются с ручной явкой.
    • В iikoOffice вручную создана явка с 12.00 по 18.00.
    • На Терминале 1 создана и закрыта явка с 16.00 по 16.30.
    • На Терминале 2 создана и закрыта явка с 16.00 по 17.00.

В результате останется только первая явка, остальные будут удалены. Засчитанное время составляет период с 12.00 по 18.00.

В режиме ручного подтверждения объединяются только пересекающиеся закрытые неподтвержденные явки, зарегистрированные в одном и том же подразделении для одной и той же должности сотрудника. В результате для такой объединенной явки:

  • Зарегистрированный интервал в iikoFront является объединением аналогичных интервалов пересекающихся явок.
  • Подтвержденный интервал является слиянием всех подтвержденных интервалов пересекающихся явок.

Например:

  • Пересекающиеся подтвержденные
    • На Терминале 1 создана и закрыта явка с 14.00 по 14.30.
    • На Терминале 2 создана и закрыта явка с 14.10 по 14.20.

      • При закрытии вторая явка сливается с первой. Границы подтверждения объединенной явки составляют с 14.00 по 14.30.

  • Пересекающиеся выборочно подтвержденные
    • На Терминале 1 открыли явку в 14.00.
    • На Терминале 2 открыли, закрыли и подтвердили явку с 14.10 по 14.20.
    • На Терминале 1 закрыли явку в 14.30.

    В результате явки не объединятся, т.к. явка на Терминале 2 уже подтверждена.

  • Пересекающаяся с ручной
    • В iikoOffice создали явку с 12.00 по 18.00
    • На Терминале 1 открыли, закрыли и подтвердили явку с 14.00 по 16.00.

В результате явки не объединятся, т.к. на момент подтверждения второй явки первая уже была принята.

Все факты объединения явок отражаются в Журнале событий с типом «Слияние нескольких явок».

Чтобы выгрузить Журнал явок в MS Excel в меню Действия выберите пункт Экспортировать в Excel. Журнал выгружается с учетом пользовательской группировки, фильтрации и настроенный параметров: «период», «показывать всех сотрудников», «Вид: Период/Интервал». В формате Excel отчет формируется в таком же виде, как вы его видите в iikoOffice.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени содержит информацию об отработанном времени сотрудников. В графах табеля проставляются коды явок и количество отработанных часов на каждую дату отчетного периода. Для неявок проставляются только их коды, а неотработанное время не указывается (соответствующие графы остаются пустыми).

Если сотрудник работает по расписанию или на окладе, то в табель попадает только то время, которое он отработал в соответствии с расписанием.

Если у сотрудника свободный график, то в табель включаются все его отработанные часы без учета расписания.

Чтобы распечатать или выгрузить в Excel «Табель учета рабочего времени по форме № Т-13», нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать формы Т-13 или Выгрузка формы Т-13 в Excel.