Журнал учета приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером . Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.
Обязанность ведения журнала ПКО и РКО
Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).
В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.
Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.
Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.
В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.
Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.
Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.
Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Налоговики в рамках проверки соблюдения кассовой дисциплины истребовали у нашей компании журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Но мы не ведем такой журнал. Вправе ли ИФНС в связи с отсутствием журнала оштрафовать нас за нарушение кассовой дисциплины?
Нет, налоговики не имеют права оштрафовать вашу компанию за нарушение кассовой дисциплины.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поименован в перечне документов, которые налоговики вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки (подп. «ж» п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н , далее — Регламент). Унифицированная форма этого журнала (№ КО-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и продолжает действовать в настоящее время.
Несмотря на это, организации и индивидуальные предприниматели не должны оформлять этот документ. Объясним, почему.
Обязанность по ведению журнала существовала до 2012 г. Так, в п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40, указывалось, что ПКО, РКО или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Но этот нормативный акт утратил силу с 1 января 2012 г. (указание Банка России от 13.12.2011 № 2750-У). С этой даты действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). А в данном документе нет требования о ведении журнала. Записи по каждому ПКО и РКО требуется делать только в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).
Более того, даже если бы журнал регистрации ПКО и РКО и упоминался в Положении № 373-П , штраф за нарушение кассовой дисциплины все равно был бы неправомерен. Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф, который для компании составляет 40 000-50 000 руб., а для ее должностного лица - 4000-5000 руб. Но в этой норме приведен закрытый перечень наказуемых нарушений:
Осуществление расчетов наличными сверх установленных размеров;
Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
Накопление в кассе наличных сверх установленных лимитов.
Как видите, в этот список не входит отсутствие журнала регистрации кассовых документов.
Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без оформления документации, к которой относятся РКО (расходно-кассовые ордера), расчетно-платежные ведомости, ПКО (приходно-кассовые ордера), счета к оплате, зарплатные ведомости и другие. Для учета всех бумаг необходим Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, благодаря наличию которого упрощается вычисление конечного сальдо за любой из периодов, контролируется документооборот.
Для чего и кому нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму под номером КО-3 (по ОКУД номер формы 0310003). Документ может заполняться вручную или с применением вычислительной техники.
Последующие листы Книги имеют одинаковое оформление - на них напечатаны столбцы, которые заполняются следующим образом:
- в 1 указывается дата оформления приходного ордера;
- во 2 - номер документа;
- в 3 - точное количество оприходованных средств;
- в 4 - источник поступления денег, примечание;
- в 5 - дата, когда оформлен расходный ордер;
- в 6 - номер документа;
- в 7 - количество расходуемых средств;
- в 8 - примечание, указывающее кому предназначены денежные средства или на что они расходуются.
Что такое и как его заполнить, вы можете прочесть в публикации по ссылке.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.
Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.
Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.
Что вносить в форму КО-3
При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:
- от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
- от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.
Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:
- приходные кассовые ордера (ПКО);
- расходные кассовые ордера (РКО).
Обязательно указываем сведения:
- номер ордера;
- дату;
- сумму;
- примечания.
Заполнение кассового журнала, образец
Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.
Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.
Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.
Шаг 1. Заполняем титульный лист.
Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.
Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.
Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.
Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.
Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.
Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.
Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!
Заполненный образец
Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс
По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.
Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:
- кассовый журнал;
- приходный и расходный ордер.
Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.